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 La publication "technique/spécialisée" du CITIC 74 (Centre de l’Informatique et des TIC de Haute-Savoie).

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Un outil pour la gestion des documents !


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RÉSEAUX74 > 2000 > N°7 Décembre 2000 >

phpDocServ
Un outil pour la gestion des documents !

Aujourd’hui, les différents organismes que sont les entreprises, les associations, les établissements scolaires, etc, se tournent vers une mutualisation des compétences de chacun à l’aide des nouvelles technologies des réseaux informatiques, dans un souci d’accroître les performances en terme d’organisation et de gain de temps.

En général, chaque personne se contente de gérer (peu ou prou) ses propres documents, qu’ils soient sous forme "physique" (magazines, livres, journaux, ...) ou sous forme "électronique" (URLs intéressantes (bookmarks), documents numérisés : textes, sons, images, ...).

Il semble toutefois évident que l’adresse d’un site web intéressant (bookmark) par exemple, peut se révéler être importante pour plusieurs personnes en relation avec le sujet abordé ; mais tout le monde n’aurait pas forcément trouvé le site en question au cours d’une recherche sur le web ; tout le monde n’a pas la même démarche ou la même facilité pour trouver une information sur la "toile". Il en va de même pour un article lu dans un journal, une interview enregistrée sur une cassette audio ou vidéo, un document créé localement dans l’entreprise, ...

Le CRI a développé (c’était le travail de stage d’un étudiant de DESS) un outil permettant de ranger, classer et bien sûr retrouver facilement des documents dans l’optique d’une utilisation interne. Après quelques mois de test, l’outil a été mis à la disposition de tous (sous licence GPL), le CRI espérant que cet outil puisse être utile à d’autres d’une part, et dans le but d’obtenir des critiques constructives et des contributions afin d’améliorer le logiciel d’autre part.

Pour permettre le regroupement des informations à "capitaliser", il semblait obligatoire d’utiliser une application de type "client-serveur" avec un seul point d’entrée pour accéder et/ou ajouter des informations. Les données doivent être aisément accessibles de n’importe quelle machine connectée au réseau, d’où l’utilisation d’un navigateur web côté client. La mise en place à l’échelle de l’entreprises est ainsi facilitée par son indépendance du poste client. Pour optimiser le stockage structuré et la restitution rapide des documents, l’utilisation d’une base de données semble aussi nécessaire. Pour une plus grande ouverture, le projet a été développé en multilangages (actuellement uniquement français/anglais, mais d’autres langues pourront y être facilement intégrées).

Ces particularités ont influencé les choix techniques. Ce logiciel baptisé "phpDocServ" est une application tournant sur un serveur web Apache (gérant aussi l’authentification des utilisateurs) avec un module php (pour l’interfaçage entre le serveur web et la base de données) et un SGBD (Système de Gestion de Base de Données) basé sur SQL (actuellement PostgreSQL et MySQL peuvent être utilisés).

Dans ce processus de gestion de l’information, il y a plusieurs parties distinctes :

-  la production d’information : les utilisateurs autorisés ont la possibilité d’ajouter des documents au serveur par l’intermédiaire d’un formulaire adapté au support choisi (les caractéristiques d’un bookmark n’étant pas les mêmes que celles d’un article de journal...). Le document peut être rattaché à un thème déjà existant sur le serveur ou bien l’utilisateur a la possibilité de proposer la création d’un nouveau thème (un document pouvant bien entendu être relié à plusieurs thèmes).

-  la recherche/consultation d’information : les utilisateurs peuvent accéder aux documents recherchés par :

  1. une recherche par thème et/ou support. Dans ce cas, l’utilisateur va pouvoir affiner sa recherche par étapes successives : restriction à certains supports, choix d’un thème principal, affinement du résultat par la sélection d’autres thèmes pouvant être rattaché au document recherché, ...
  2. une recherche par mots-clés. La recherche s’effectue alors dans les propriétés du document entrées au moment de sa création (titre, description, thèmes rattachés, ...).
  3. une recherche multi-critères regroupant les possibilités de la recherche par thème/support, de la recherche par mots-clés ainsi qu’en utilisant d’autres caractéristiques du document telle que la date de création, la personne qui l’a créé, ...
  4. une recherche avec un "indexeur" du serveur (htdig a été choisi) permettant de chercher dans le "document" lui-même (on ne parle pas ici de sa fiche descriptive comme précédemment) s’il est sous forme "numérisé" et "analysable" (ce n’est pas le cas pour une référence à un article d’un journal papier par exemple, mais ça l’est pour une documentation complète d’un logiciel qu’on aurait téléchargée ("upload") préalablement).

-  l’administration du serveur de documents : une personne (ou plusieurs si nécessaires) a la possibilité de valider un/des document(s) dont la création ou la modification/suppression a été demandée afin de mettre à jour la base de données (avec la possibilité de refuser une action demandée par un utilisateur). La fonction de cette personne (toujours par une interface web) est d’administrer la base de données pour en maintenir la cohérence, mais pas de gérer les utilisateurs ni le système du serveur, tâches considérées comme un pré-requis à l’utilisation de phpDocServ.

Comme expliqué précédemment, ces trois actions (production, recherche et administration des documents) sont accessibles par l’intermédiaire d’interfaces web conviviales pour rendre la tâche plus aisée aux différents acteurs intervenant dans ce processus de capitalisation de l’information (de la création à la suppression des documents en passant par leur consultation).

La gestion des utilisateurs et de leurs droits est assurée par des fichiers de configuration à placer sur le serveur web qui héberge phpDocServ. Ceux-ci sont alors utilisés par le serveur web (Apache) pour limiter l’accès au serveur de document (lecture seule, lecture/écriture, administration).

Ce serveur de documents possède une architecture qui évolue dynamiquement en fonction des documents qui y sont introduits et en fonction de plusieurs critères. Des thèmes peuvent être ajoutés à tout moment (avec contrôle de l’administrateur), des documents obsolètes peuvent être supprimés/mis à jour (avec ou sans phase de validation en fonction des droits de l’utilisateur qui en fait la demande).

Joël GOLLIET,
Centre de Ressources Informatiques de Haute-Savoie.

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